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Wichtige Informationen:

Einführung der E-Rechnung ab dem 01.01.2025

Der Gesetzgeber hat mit dem Wachstumschancengesetz v. 27.3.2024 die Einführung der E-Rechnung beschlossen. Deutschland folgt damit dem Beispiel anderer EU-Mitgliedstaaten sowie einiger Drittländer, die eine E-Rechnung ebenso zum Standard für Abrechnungen im Wirtschaftsverkehr machen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem vorgegebenen strukturierten Daten-Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Damit wird zugleich eine automatisierte Weiterverarbeitung gewährleistet, insbesondere können Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme importiert werden.

Die E-Rechnung kann Unternehmern somit die vollständige Digitalisierung von Rechnungsausstellungs- und Verarbeitungsprozessen erleichtern.

Eine PDF-Datei sowie andere nicht nach der o.g. Norm strukturierte Formate wie beispielsweise “.tif”, “.jpeg”, “.docx” eignen sich zwar für eine digitale, bildhafte Darstellung der Rechnung, erfüllen aber nicht die vorgenannten Anforderungen an die Weiterverarbeitung.

Sonstige Rechnungen sind (in Abgrenzung zu E-Rechnungen) Papierrechnungen und Rechnungen in einem elektronischen Format (z. B. PDF), das nicht den Anforderungen der europäischen Norm für E-Rechnungen entspricht.

Da die E-Rechnung auf einem XML-Datensatz basiert, ist sie zunächst für eine Sichtprüfung nicht geeignet, kann aber durch den Einsatz von Visualisierungsprogrammen für den Menschen lesbar dargestellt werden.

Verwendet der Rechnungsaussteller ein anerkanntes hybrides Format (das sowohl einen maschinen- wie auch einen gleichlautenden menschenlesbaren Datensatz in sich trägt) wie beispielsweise ZUGFeRD ab der Version 2.0.1, ist ein Visualisierungsprogramm entbehrlich, da neben dem erforderlichen strukturierten Teil (E-Rechnung) bereits eine menschenlesbare Datei integriert ist. Softwareanbieter wie Lexware (faktura + auftrag) oder DATEV (e-rechnungsplattform) bieten geeignete Programme an.

Die Bedeutung der Rechnung an sich und die übrigen Anforderungen an eine Rechnung, insbesondere an die erforderlichen Inhaltsangaben für Zwecke des Vorsteuerabzugs, bleiben unverändert.

Gibt es bereits etablierte, anerkannte E-Rechnungs-Formate?

Ja. Die E-Rechnung ist technologieoffen ausgestaltet. Das Format muss aber die gesetzlichen Vorgaben erfüllen, so dass verschiedene E-Rechnungs-Formate zum Einsatz kommen und nicht abschließend genannt werden können. In Deutschland haben sich in der Vergangenheit insbesondere die E-Rechnungs-Formate XStandard/XRechnung und ZUGFeRD (ab der Version 2.0.1) etabliert, die die gesetzlichen Ansprüche der neu definierten E-Rechnung und deren technische Umsetzung nach der Normenreihe EN 16931 erfüllen (vgl. BMF-Schreiben vom 2.10.2023, III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007 (DOK 2023/0922192)). Gleichwohl sind weitere Formate wie beispielsweise die „französische“ Factur-X – zulässig, wenn sie die technischen Anforderungen der Normenreihe EN 16931 umsetzen.

Die Einführung der E-Rechnung erfolgt stufenweise (§ 27 Abs. 37 UstG):

Ab 01.01.2025            Pflicht zur Entgegennahme von E-Rechnungen für im Inland steuerbare Umsätze, wenn es sich bei den Beteiligten um inländische Unternehmen handelt (sog. B2B-Umsätze im Inland)

Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen für im Inland steuerbare Umsätze möglich, wenn es sich bei den Beteiligten um inländische Unternehmen handelt (B2B-Umsätze im Inland)

Ab 01.01.2027            Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen für B2B Umsätze im Inland für Unternehmen mit einem Vorjahres-Umsatz von mehr als 800 T€

Ab 01.01.2028            Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen für B2B-Umsätze im Inland für alle inländischen Unternehmen

Ab dem 01.01.2028 gilt die E-Rechnungspflicht für alle inländischen Unternehmer bei Geschäften mit anderen Unternehmern.

Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, sowie Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV).

Umsätze an private Endverbraucher (B2C) und nicht innerdeutsche B2B-Umsätze werden derzeit ebenfalls nicht von der E-Rechnungspflicht erfasst.

Durch die gesetzliche Neu-Regelung des § 14 UStG haben alle inländischen Unternehmer bereits ab dem 01.01.2025 die Möglichkeit, Rechnungen für B2B-Umsätze im Inland als E-Rechnung in einem vorgegebenen, normierten Datenformat zu erteilen, ohne dass der Empfänger zustimmen muss. Dies gilt für Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführt werden. Damit wird der bisherige Vorrang der Papierrechnung abgelöst.

Der Leistungsempfänger benötigt für den Vorsteuerabzug grundsätzlich eine ordnungsgemäße Rechnung mit gesondertem Umsatzsteuerausweis. Daher muss jeder Unternehmer ab dem 01.01.2025 - vor allem technisch - in der Lage sein, eine E-Rechnung zu empfangen (auch Kleinunternehmer, Unternehmer mit steuerfreien Umsätzen).

Was benötigt der Unternehmer für den Empfang einer E-Rechnung?

Um eine E-Rechnung auf elektronischem Weg entgegennehmen zu können, reicht es regelmäßig aus, wenn der Rechnungsempfänger über ein E-Mail-Postfach verfügt. Die Übermittlung per E-Mail stellt aber nur eine der zulässigen elektronischen Übermittlungswege dar. Häufig anzutreffen ist auch die Möglichkeit zum Download oder die Bereitstellung über elektronische Schnittstellen. Es bleibt den Unternehmen vorbehalten, welchen elektronischen Übertragungsweg sie wählen, vorausgesetzt eine elektronische Weiterverarbeitung ist ohne Medienbruch möglich.

Aufbewahrung von E-Rechnungen

Hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten unter Beachtung der sog. Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) gilt, dass der strukturierte Teil einer E‑Rechnung so aufzubewahren ist, dass dieser in seinem ursprünglichen Format vorliegt und u.a. die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden.

• Auch wenn der Rechnungsaussteller dem Empfänger neben der E-Rechnung beispielsweise ein inhaltsgleiches, digitales Dokument in einem für das menschliche Auge lesbaren Bildformat (z.B. PDF-Dokument) als „Kundenservice“ übermittelt, besteht die Archivierungspflicht für das Ursprungsformat der E-Rechnung.
• Nach derzeitiger Rechtslage gilt für Rechnungen eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren (vgl. zur Umsatzsteuer §14b UStG).

Neuer Mindestlohn

Zum 01.01.2024 steigt der Mindestlohn von brutto 12,00 EUR auf brutto 12,41 EUR je Zeitstunde. Soweit ein Tarifvertrag einen höheren Mindestlohn vorschreibt, gilt dieser.

Die Verdienstgrenze beim Minijob wird entsprechend auf 538 EUR ab Januar 2024 angehoben.

Online-Daten­abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigung ab 01.01.2023

Seit Januar 2023 rufen Unternehmen die elektronische Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigung (eAU) nur noch digital ab. Arbeitgeber, bzw. deren Steuerberater, erhalten die Meldung direkt von der Krankenkasse und nicht mehr von den Beschäftigten. 

Auch in Zukunft müssen sich Beschäftigte jedoch bei ihrem Arbeitgeber als arbeitsunfähig melden. Seit dem 01.01.2023 sind gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer aber nicht mehr dazu verpflichtet, ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an den Arbeitgeber weiterzuleiten.
Stattdessen rufen Arbeitgeber oder deren Steuerberater die eAU direkt bei der Krankenkasse online ab. Die Krankenkasse meldet dabei diese Daten:

• Name des Beschäftigten
• Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
• Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit
• Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung
• Angaben zu einem möglichen Unfall (auch Arbeitsunfall) oder zu dessen Folgen

Um die Arbeitsunfähigkeit im eigenen System zu erfassen, wird wie folgt vorgegangen:

• Die Beschäftigten informieren ihre Vorgesetzten über die Arbeitsunfähigkeit.
• Die Vorgesetzten informieren den Steuerberater über die gemeldete Arbeitsunfähigkeit.

Bitte nur per E MAIL

Name des Mitarbeiters # Krankheitszeitraum 

Wer hat die AUB ausgestellt (Arzt/Zahnarzt) ?

Handelt es sich um einen stationären Aufenthalt ?

Handelt es sich um einen Arbeitsunfall ?

• Der Steuerberater ruft die eAU von der Krankenkasse ab.
• Der eAU-Datensatz wird bei der Lohnabrechnung entsprechend berücksichtigt
• Alle Betroffenen im Unternehmen werden über die Dauer der AU informiert.

Gesetzlich geregelte Fristen für das ärztliche Attest 

Die Anzeige- und Nachweispflicht Ihrer Beschäftigten ist in  § 5 EFZG gesetzlich geregelt: Spätestens am 4. Tag der Krankheit müssen sich Beschäftigte eine digitale ärztliche Bescheinigung ausstellen lassen. Arbeitgeber haben jedoch das Recht, die Bescheinigung schon ab dem 1. Tag einzufordern. 

Papierbescheinigung als Notlösung bei technischen Störungen

Bei technischen Störungen können Arztpraxen über ihr Praxisverwaltungssystem eine Papierbescheinigung ausdrucken und diese entweder selbst per Post direkt an die Krankenkasse schicken oder den Beschäftigten mitgeben. Auf dieses Ersatzverfahren soll aber nur im Ausnahmefall zurückgegriffen werden. Unabhängig von technischen Störungen können Beschäftigte weiterhin noch eine Papierbescheinigung von ihrer Praxis bekommen. Diese Bescheinigung wird jedoch nicht an Sie als Arbeitgeber weitergeleitet, sondern ist nur ein Nachweis für die eigenen Unterlagen Ihrer Beschäftigten.

Wichtige Ausnahmen: Wann keine eAU möglich ist:

• Krankheit eines Kindes (Kinderkrankengeld)
• Privat versicherte Beschäftigte
• AU-Bescheinigungen aus dem Ausland
• Minijobs in Privathaushalten

Da bei diesen Ausnahmen noch eine Vorlagepflicht besteht, erhalten die Beschäftigten jeweils einen Ausdruck für die Krankenkasse, den Arbeitgeber und sich selbst.

Auch Privatpraxen sind von dem eAU-Verfahren ausgenommen. Um eine eAU übermitteln zu können, muss die Praxis an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmen. 

Minijob - auch hierfür werden die Daten digital abgerufen 

Auch für Minijobber bis 520 Euro rufen Sie die eAU-Daten von der Krankenkasse ab. Falls Sie bisher nur mit der Minijob-Zentrale Kontakt hatten, wissen Sie möglicherweise nicht, welche Krankenkasse zuständig ist. Diese Info erhalten Sie von Ihrem Minijobber - im Idealfall bereits zum Beginn der Beschäftigung über einen Einstellungs-Fragebogen.